một phần mềm quản lý chạy ở local thì chắc bạn biết rồi ha.

Khi có nhu cầu tập trung dữ liệu để người quản trị cao cấp hơn quản lý ở mọi nơi. Lúc này ta cần đưa DB lên internet hay cụ thể là 1 webserver. Như bạn có nhiều chi nhánh đều dùng phần mềm quản lý này. Đơn cử hệ thống của Thế giới di dộng, sieu6 thị, chuỗi cửa hàng...

Lúc này bạn sẽ vừa có app PC local, Website quản trị, App mobile nếu có

Tổ hợp tụi này trở thành ERP

Nên quay lại thời kì khái niệm ERP chưa tồn tại, như ở trường Đại học, có Khoa, Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, phòng Tài chính, phòng Sau đại học, Hội trường, Bãi giữ xe,... Mỗi phòng ban đều có hệ thống phần mềm riêng. Phòng Tài chính xử dụng Excel, cài các phần mềm Kế toán, thống kê để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lương, học phí, phí tổ chức sự kiện. Phòng Đào tạo có CSDL riêng để sắp xếp lịch học, phân phối phòng. Bãi giữ xe có các máy đọc biển số tự động, thẻ ghi nhớ, Sau đại học quản lý học viên cao học. Các Khoa có phần mềm quản lý riêng cho Khoa, tuỳ đặc trưng ngành của từng Khoa.

Với cách tổ chức như vậy, trường Đại học sẽ gồm rất nhiều hệ thống thông tin (Information System - IS) riêng rẽ. Mỗi phòng ban khi giao tiếp với nhau sẽ tự đưa ra các định dạng khác nhau. Phòng đào tạo gửi text file học kì từng sinh viên, gửi lịch dạy cho từng Khoa. Khoa gửi excel các khoá mà Khoa có giáo viên dạy. Phòng Tài chính gửi các báo cáo tài chính theo quy định của luật. Khi một phòng ban giao tiếp với các phòng ban khác, thì phải cập nhật các định dạng của phòng ban khác. Nếu trường Đại học có n hệ thống IS, thì có n(n-1)/2 cách giao tiếp giữa các phòng ban (2 chiều). Giao tiếp 3 bên sẽ là n(n-1)(n-2).

Ngoài ra, còn bị việc trùng lắp dữ liệu. Thông tin sinh viên vừa lưu ở Đào Tạo (CSDL), bên Tài chính (Accounting), bên Khoa (Excel). Khi có 1 thay đổi từ sinh viên, như nộp phí trễ để đăng kí môn học, cùng 1 thời điểm, có thể xảy ra trường hợp bên Khoa cập nhật nhưng lại chưa kịp cập nhật bên Đào tạo, Tài chính.

ERP là giải pháp thống nhất các hệ thống thông tin khác nhau trong một tổ chức, như Đại học. Các phòng ban, Đào tạo, Khoa, Tài chính,... sử dụng một IS duy nhất, 1 database duy nhất. Không còn tình trạng database bị trùng thông tin, không còn giao tiếp giữa các phòng ban do có 2 IS khác nhau. Khi sinh viên yêu cầu, thì các thông tin liên quan đều được cập nhật 1 lần, sinh viên không phải chạy tới từng phòng ban khác nhau để làm thủ tục. Sinh viên chỉ lên website của trường, thực thi tác vụ, các công việc liên quan được xử lý. Các thông báo liên quan đến từng phòng được gửi.

Điểm quan trọng nhất là dữ liệu tập trung 1 chỗ. Nơi lưu trữ có thể máy chủ tự mua, thuê VPS ngoài, hoặc giải pháp Cloud Computing.

ERP có thể hiện thực theo Desktop, Web, Mobile tuỳ vào UX. Vào khoảng năm 199x, khi Desktop GUI là kênh giao tiếp chính, sử dụng mạng nội bộ. Sau đó, phát triển lên nền tảng Web, rồi có thể phát triển trên các thiết bị Mobile.